Πώς να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή συνοδευτικής επιστολής

Παρόλο που τα κύρια μέρη της πρότασής σας για επιχορήγηση θα αναλάβουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου και της ενέργειας σας, μην αλλάξετε σύντομα τη συνοδευτική επιστολή σας. Η προσοχή στα πιο λεπτά σημεία της δέσμης προτάσεων μπορεί να κάνει ή να διαλύσει ένα αίτημα χρηματοδότησης. Μην απενεργοποιείτε τον χρηματοδότη σας με μια εσπευσμένη συνοδευτική επιστολή.

Mim Carlson και Tori O'Neal-McElrath, συγγραφείς του βιβλίου Επιτυχημένες επιχορηγήσεις, βήμα προς βήμα, επισημαίνουν ότι η συνοδευτική επιστολή πρέπει:

  • Εισαγάγετε τον οργανισμό σας στο σωστό άτομο.
  • Βεβαιωθείτε στον χρηματοδότη ότι το έργο αυτό έχει την υποστήριξη του διοικητικού συμβουλίου σας.
  • Δηλώστε αυτό που ζητάτε - πόσο και για τι.

Πότε συμπεριλαμβάνετε μια συνοδευτική επιστολή;

Χρησιμοποιήστε μια συνοδευτική επιστολή για προτάσεις σε εταιρείες και ιδρύματα, αλλά όχι για ομοσπονδιακές ή κρατικές αιτήσεις επιδότησης. Αυτοί οι χρηματοδότες θέλουν μόνο αυτό που ζητούν και σπάνια ζητούν μια συνοδευτική επιστολή.

Χαρακτηριστικά μιας Καλής Επιστολής Εξέτασης

Η συνοδευτική επιστολή σας θα πρέπει:

  • Να είσαι σύντομος
  • Βγείτε γρήγορα στο σημείο
  • Δεν επαναλαμβάνει τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην πρόταση
  • Πείτε στον αναγνώστη πόσο καλά καταλαβαίνετε τον χρηματοδότη και πώς η επιχορήγηση σας εκπληρώνει τις απαιτήσεις του χρηματοδότη

Beverly A. Browning, ο συγγραφέας του Γράφοντας για Ανδρείκελα, σας προτείνει να γράψετε το συνοδευτικό γράμμα αφού ολοκληρώσετε ολόκληρη την πρόταση και όταν είστε σε μια ανακλαστική διάθεση. Ο Browning λέει:

"Καθώς θεωρείτε το μεγάλο σας επίτευγμα (το τελικό αίτημα χρηματοδότησης), αφήστε το δημιουργικό, το δεξί μέρος του μυαλού σας να κλωτσήσει και να συνδέσετε τα αισθήματα ολοκλήρωσης με το άτομο που θα σας βοηθήσει να κάνετε τα σχέδιά σας πραγματικότητα».

Μορφοποίηση της επιστολής σας

  1. Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο του οργανισμού σας. Βάλτε την ίδια ημερομηνία στην συνοδευτική επιστολή που βρίσκεται στην ολοκληρωμένη αίτηση επιχορήγησης. Αυτή είναι η ημερομηνία που θα στείλετε την πρόταση επιχορήγησης στον παραχωρητή. Χρησιμοποιώντας την ίδια ημερομηνία, όλα τα έγγραφα της δέσμης προτάσεων σας είναι συνεπή.
  2. Για την εσωτερική διεύθυνση (πηγαίνει στην κορυφή του γράμματος) χρησιμοποιήστε το όνομα και τον τίτλο του ιδρύματος ή του εταιρικού επαφών, ακολουθούμενο από το όνομα, τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα της πηγής χρηματοδότησης. Κάντε διπλό έλεγχο αυτών των πληροφοριών με μια τηλεφωνική κλήση ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτές οι πληροφορίες αλλάζουν συχνά, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε το τρέχον όνομα και τη διεύθυνση. Επιπλέον, όταν υποβάλετε μια ηλεκτρονική αίτηση επιχορήγησης, ενδέχεται να μην γνωρίζετε ένα συγκεκριμένο όνομα.
  3. Στον χαιρετισμό σας, χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ" και τον προσωπικό τίτλο (κ., Κυρία, κυρία, δρ., Κ.κ. κ.λπ.), ακολουθούμενο από το επώνυμο. Είναι σημαντικό να απευθύνετε την επιστολή σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Καλέστε το ίδρυμα ή το εταιρικό γραφείο για να βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό άτομο και τον σωστό προσωπικό τίτλο. Αυτές οι λεπτομέρειες μπορεί να φαίνονται ασήμαντες, αλλά έχουν σημασία.
  4. Η πρώτη σας παράγραφος πρέπει να είναι σύντομη και εστιασμένη. Εισαγάγετε τον οργανισμό σας (το νομικό του όνομα) και ενημερώστε τον χρηματοδότη για τα χρήματα που ζητάτε και γιατί. Συμπεριλάβετε μια πρόταση ή δύο για το τι κάνει ο οργανισμός σας και στη συνέχεια να συμπεριλάβετε ένα σημείο που βασίζεται στην έρευνα και δείχνει ότι υπάρχει ανάγκη για αυτό που κάνει ο οργανισμός σας.
  5. Γράψτε μία ή δύο πιο σύντομες παραγράφους. Δηλώστε το σκοπό του έργου σας και πώς ταιριάζει με την αποστολή του χρηματοδότη ή τις προτεραιότητες χρηματοδότησης. Συμπεριλάβετε το γεγονός ότι το διοικητικό σας συμβούλιο υποστηρίζει πλήρως το έργο.
  6. Τερματίστε την επιστολή σας με μια συνοπτική παράγραφο. Προσθέστε τι σημαίνει αυτή η εταιρική σχέση χρηματοδότησης για το κοινό-στόχο του έργου σας. Ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε μια πρόσκληση για μια επίσκεψη ιστότοπου επίσης.
  7. Χρησιμοποιήστε ένα κλείσιμο όπως "Ειλικρινά".
  8. Η επιστολή θα πρέπει να υπογράφεται από τον εκτελεστικό διευθυντή ή τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου, ή και τα δύο. Κάτω από την υπογραφή, πληκτρολογήστε το όνομα, το μεσαίο αρχικό, το επώνυμο και τον τίτλο εργασίας του υπογράφοντος. Παρόλο που ο πρόεδρος ή ο πρόεδρος του συμβουλίου πρέπει να υπογράψει την επιστολή, να συμπεριλάβει τα στοιχεία επικοινωνίας για το καλύτερο άτομο για να απαντήσει σε ερωτήσεις στο τέλος της τελευταίας παραγράφου.
  9. Στο κάτω μέρος της επιστολής, συμπεριλάβετε τη λέξη "ENCLOSURE" (σε όλα τα ανώτατα όρια).

Πόσο καιρό θα έπρεπε να είναι η συνοδευτική επιστολή;

Οι περισσότεροι ειδικοί προτείνουν να περιορίσετε τη συνοδευτική επιστολή σας σε μία σελίδα με τρεις ή τέσσερις παραγράφους.

Ο τόνος και τα χαρακτηριστικά της συνοδευτικής επιστολής σας μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το αν έχετε κληθεί να υποβάλει πλήρη πρόταση μετά την αποστολή Έρευνας Ερωτήσεων (LOI) ή εάν αυτό το έργο είναι η πρώτη προσέγγιση του οργανισμού σας σε αυτό το συγκεκριμένο ίδρυμα.

Συνοδευτική επιστολή:

Δείγμα συνοδευτικής επιστολής

Mary Smith, PhD

Προγραμματιστής

Κοινοτικό Ίδρυμα

4321 Κοινή λωρίδα

Κάποια πόλη, YZ 55555

Αγαπητέ Δρ Σμιθ:

Το Κέντρο Ανώτερου Κέντρου Πόλης απαιτεί με επιμέλεια αίτηση για επιχορήγηση ύψους 50.000 δολαρίων για το Πιλοτικό Πρόγραμμα Κοινοτικής Προσέγγισης για τους Έλληνες Latino Community Outreach.

Ως το μεγαλύτερο ανώτερο κέντρο στο Any County, που εξυπηρετεί πάνω από 450 ηλικιωμένους καθημερινά, γνωρίζουμε τη μεταβολή των δημογραφικών στοιχείων στον τομέα των υπηρεσιών μας. Και είμαστε αφοσιωμένοι στην ανάπτυξη και προσαρμογή του κέντρου μας για την κάλυψη αναδυόμενων αναγκών. Το Πιλοτικό Πρόγραμμα Κοινοτικής Προσέγγισης για τους Πρόσφυγες της Λατινικής Αμερικής θα μας επιτρέψει να δοκιμάσουμε μια προσπάθεια ενός έτους για να διαπιστώσουμε εάν το κέντρο μας μπορεί αποτελεσματικά:

  • Παροχή ολοκληρωμένης πρόσβασης σε υπηρεσίες υγείας και κοινωνικών υπηρεσιών σε ηλικιωμένους στις κοινότητες Latino που εξυπηρετούνται από το κέντρο μας, και
  • Αναπτύξτε και ενσωματώστε πλήρως την πολιτιστική ικανότητα του διοικητικού συμβουλίου, του προσωπικού και των εθελοντών του Κέντρου Ανώτερων Πόλεων.

Το διοικητικό συμβούλιο μας είναι ενθουσιασμένο με αυτό το πρόγραμμα και είναι πρόθυμο να το ξεκινήσει, ώστε να μπορέσουμε να γίνουμε το πιο περιεκτικό και πολιτιστικά αρμόδιο κέντρο ηλικιωμένων σε όλες τις κοινότητές μας που χρειάζονται αυτές τις υπηρεσίες. Σε περίπτωση που στο τέλος της πιλοτικής μας χρονιάς διαπιστώσουμε ότι το πρόγραμμα αυτό είναι στην πραγματικότητα επιτυχές, το συμβούλιο μας έχει δεσμευτεί να συμπεριλάβει ένα μέρος των ετήσιων δαπανών του έργου στον ετήσιο επιχειρησιακό προϋπολογισμό μας έτσι ώστε το πρόγραμμα να γίνει αναπόσπαστο μέρος των βασικών μας υπηρεσιών .

Μέσω αυτού του έργου, το Κέντρο θα γίνει η κύρια παραπομπή που δίνεται από τους Λατινοαμερικανικούς Πόρους για την Υγεία, τις Οικογένειες οποιουδήποτε κομητείας και τις τρεις κοινοτικές κλινικές σε ακτίνα δεκαπέντε μιλίων από το κέντρο μας. Θα δεχτούμε επίσης παραπομπές ισπανόφωνων ηλικιωμένων από οποιαδήποτε άλλη κοινότητα στην περιοχή άμεσης εξυπηρέτησης.

Σας ευχαριστούμε που εξετάσατε το αίτημά μας. Θα ακολουθήσω μαζί σας την επόμενη εβδομάδα για να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που έχετε, καθώς και για να μάθετε αν μπορούμε να συναντηθούμε μαζί σας για να συζητήσουμε τα πλεονεκτήματα της πρότασής μας. Εν τω μεταξύ, εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, παρακαλούμε να επικοινωνήσετε με την Connie Jones, Διευθυντή Ανάπτυξης, στο (555) 555-5555, x555, ή [email protected]

Με εκτιμιση,

Jane Lovely

Εκτελεστικός διευθυντής

ΠΕΡΙΦΡΑΞΗ

* Επιστολή που ανατυπώθηκε (με τροποποιήσεις) με άδεια από τις Κερδίζοντας Επιχορηγήσεις, Βήμα-Βήμα, Δεύτερη Έκδοση, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.

3 λάθη που πρέπει να αποφύγετε στην συνοδευτική επιστολή σας

  1. Γράφοντας πάρα πολύ. Μια συνοδευτική επιστολή δεν είναι διατριβή, ούτε είναι πλήρης πρόταση. Κρατήστε το σύντομο και στο σημείο Συμβουλή: Έχει κάποιον άλλο να το διαβάσει. Το καταλαβαίνουν;
  2. Χρησιμοποιώντας μεγάλα λόγια. Αν έχετε περάσει στο σχολείο, μάθατε να γράφετε με περίπλοκο τρόπο. Μην το κάνετε αυτό εδώ. Δεν προσπαθείτε να εντυπωσιάσετε κάποιον με τη διάθεσή σας. Θέλετε μόνο να δηλώσετε την περίπτωσή σας όσο πιο φυσιολογικά γίνεται. Εάν δεν γνωρίζετε πότε κάνετε υπερβολική δυσκολία στη γραφή σας, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή όπως η Hemingway. Θα σας πει πότε οι προτάσεις σας είναι δύσκολο να διαβαστούν και πότε είστε υπερβολικοί.
  3. Κάνοντας Γραμματικά Λάθη. Εάν δεν είστε σίγουροι για τη γραμματική σας, μην παίρνετε τις πιθανότητες. Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο γραμματικής στη λέξη WORD και, επίσης, εκτελέστε το πρόχειρο σας μέσω μιας εφαρμογής όπως Γραμματική. Υπάρχει μια δωρεάν έκδοση, αλλά η πληρωμένη έκδοση ξεπερνά τον απαραίτητο έλεγχο γραμματικής.

Κάνε το εξώφυλλο σου να ξεχωρίζει

Είναι λυπηρό να πούμε, αλλά η πρότασή σας για επιχορήγηση μπορεί να είναι μεταξύ εκατοντάδων ή χιλιάδων που ένα τυπικό ίδρυμα θα δει κατά τη διάρκεια ενός μέσου έτους. Η συνοδευτική επιστολή σας μπορεί να κάνει τη διαφορά να φτάσετε στο επόμενο βήμα προς χρηματοδότηση. Αλλά πώς μπορείτε να το ξεχωρίσετε;

Συμβουλή εμπειρογνωμόνων: Σημαντικό:

Μην δοκιμάζετε τίποτα "χαριτωμένο", καθώς οι αξιωματούχοι των ιδρυμάτων δεν θα εντυπωσιαστούν.

Η συνοδευτική επιστολή δεν θα ήταν κατάλληλη για μια ιστορία για έναν πελάτη, αν και θα έπρεπε να έχετε μια ιστορία για άλλα μέρη της πρότασής σας, όπως η περιγραφή του προβλήματος. Θα πρέπει, ωστόσο, να συμπεριλάβετε μια παράγραφο σχετικά με το γιατί ο οργανισμός σας είναι αυτός που μπορεί καλύτερα να επιτελέσει αυτή την αποστολή. Εξετάστε τους ανταγωνιστικούς οργανισμούς σας και αξιολογήστε πώς και πού υπερέχετε. Αυτό μπορεί να οφείλεται στη δύναμη του προσωπικού και των εθελοντών σας, στην εμπειρία σας με αυτό το συγκεκριμένο πρόβλημα ή στην υποστήριξη της κοινότητας που απολαμβάνετε.

Δεν χρειάζεται να αναφέρετε τα ονόματα των ανταγωνιστών ή να τα επικρίνετε. Απλά επισημάνετε τις δυνάμεις σας. Αυτό θα ήταν μια καλή στιγμή να συμβουλευτείτε τους άλλους γύρω από το γραφείο. Τραβήξτε μερικούς ανθρώπους μαζί και ερεθίστε πώς ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός σας υπερέχει.

Βασικά, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να προωθείται, να διαβάζεται εύκολα και να αναγκάζει τον αναγνώστη στην ευρύτερη πρόταση. Μην θέτετε εμπόδια στον αναγνώστη που θα μπορούσαν να τους αποτρέψουν από την περαιτέρω ανάγνωση.

Δες το βίντεο: 10 συμβουλές για ΑΠΟΔΟΤΙΚΟ ΔΙΑΒΑΣΜΑ - Τα Καλύτερα Top10 (Ιανουάριος 2020).

Loading...